Kundcase

AI-roadmap framtagen och antagen som bolagets plan för 2026

Vi tog fram en komplett AI-roadmap med prioriterade initiativ, tidsplan och ansvariga. Planen förankrades i ledningsgruppen och antogs som bolagets officiella AI-strategi för 2026.

AI-workshops levererade för hela organisationen

Vi genomförde praktiska workshops anpassade efter företagets vardag, med fokus på Microsoft Copilot. Alla medarbetare fick möjlighet att testa verktygen i sina egna arbetsflöden — inte bara se en demo.

Intern kunskapsagent driftsatt

Vi byggde och driftsatte en intern AI-agent som ger medarbetarna snabb tillgång till bolagets samlade kunskap, mallar och processdokumentation — direkt i deras dagliga arbetsverktyg.

Verktygsval och utvärdering genomförd

Vi utvärderade ett flertal AI-verktyg utifrån företagets specifika behov och valde de som gav bäst effekt i förhållande till kostnad, säkerhet och integration med befintliga system.

Befintliga arbetsflöden optimerade med AI

Vi identifierade flaskhalsar och repetitiva moment i befintliga processer och införde AI-stöd där det gjorde störst skillnad — exempelvis i dokumenthantering, rapportering och intern kommunikation.

Strukturerade riktlinjer för AI-användning implementerade

Vi tog fram tydliga riktlinjer för hur AI får och bör användas inom organisationen. Det inkluderar regler kring datahantering, kvalitetssäkring och ansvar — så att alla arbetar på ett säkert och enhetligt sätt.

Skräddarsytt CRM byggt utifrån verksamhetens arbetsflöden

Vi kartlade hur teamen faktiskt arbetade — inte bara hur processerna såg ut på papper — och byggde ett CRM som speglar deras verklighet. Systemet utformades för att stödja hela kedjan från första kundkontakt till kandidatplacering, med förbättringar av flöden som identifierades under analysen.

Datarensning och migrering från flera system

Vi samlade in, rensade och konsoliderade data från flera äldre system samt spridda kalkylblad. Dubbletter togs bort, format standardiserades och all relevant historik överfördes till det nya systemet — utan att tappa affärskritisk information.

Förändringsledning med pilotteam och stegvis utrullning

Istället för en riskfylld big bang-lansering arbetade vi med ett dedikerat pilotteam från start. De testade, gav feedback och hjälpte forma systemet innan det rullades ut till resten av organisationen — vilket säkerställde hög adoption från dag ett.

Enhetligt arbetssätt över hela organisationen

Alla kundansvariga och konsultchefer arbetar nu i samma system med samma processer, oavsett kontor eller region. Det eliminerade informationssilos och skapade en gemensam bild av varje kund- och kandidatrelation.

Betydande tidsbesparing i daglig drift

Genom att ersätta manuella moment, dubbel inmatning och letande i gamla system sparar medarbetarna avsevärd tid varje dag. Tid som istället läggs på att bygga relationer och stänga affärer.

Minimerade fel och förbättrad datakvalitet

Med validering, standardiserade fält och automatiserade flöden minskade risken för felaktig eller saknad data drastiskt. Ledningen fick för första gången tillförlitliga underlag för uppföljning och beslut.

Kundportal med realtidsspårning av fordon

Vi byggde en modern kundportal där kunder kan följa sina leveranser i realtid — med exakt position för fordonet och beräknad ankomsttid. Kunderna får den insyn de behöver utan att behöva kontakta företaget.

Beräknad ankomsttid och leveransstatus

Portalen visar löpande uppdaterad ETA baserat på aktuell position och rutt. Kunder kan planera mottagning och bemanning utifrån tillförlitliga tidsuppskattningar istället för gissningar.

Nyheter och driftinformation direkt i portalen

Företaget kan publicera nyheter, driftmeddelanden och uppdateringar direkt till sina kunder via portalen — en central kanal som minskar behovet av separata utskick och säkerställer att rätt information når rätt mottagare.

Integrerat CRM för kundhantering

Portalen inkluderar ett skräddarsytt CRM som ger företaget en samlad bild av varje kundrelation — kontakthistorik, avtal och leveransdata på ett ställe. Det ersatte tidigare spridda lösningar och gav säljteamet ett gemensamt verktyg.

Minskad belastning på kundtjänst

Genom att ge kunderna självbetjäning för de vanligaste frågorna — var är min leverans, när kommer den — frigjordes tid hos kundtjänst för mer kvalificerade ärenden och proaktivt kundarbete.

Digitalt tidrapporteringssystem för konsulter

Medarbetare rapporterar tid direkt i intranätet med projekt, kund och timmar. Rapporterna godkänns av ansvarig chef och flödar automatiskt vidare till fakturering och löneberäkning — utan manuella mellansteg.

Automatisk löneberäkning baserad på tidrapporter

Systemet beräknar automatiskt löneunderlag utifrån rapporterade timmar, avtalade timpriser och eventuella tillägg. Ekonomiavdelningen får färdiga underlag istället för att behöva räkna manuellt varje månad.

Faktureringssystem integrerat med Fortnox

Vi byggde en direkt integration med Fortnox som gör att fakturor kan skapas och skickas baserat på godkända tidrapporter. Kundinformation, projektreferenser och belopp synkas automatiskt — vilket eliminerar dubbelinmatning och minskar risken för fel.

Central medarbetardata och personalregister

Intranätet fungerar som ett samlat register för all medarbetarinformation — kontaktuppgifter, anställningsavtal, roller och historik. Det ger HR och ledning en tydlig överblick utan att behöva leta i mejl eller mappar.

Kraftigt minskad administrativ börda

Genom att automatisera kedjan från tidrapport till lön och faktura sparar företaget betydande tid varje månad. Ekonomiavdelningen kan fokusera på analys och uppföljning istället för manuell datainsamling.

AI-driven prospektering och identifiering av leads

Systemet identifierar automatiskt relevanta företag och beslutsfattare baserat på teamets kriterier — bransch, storlek, geografi och andra parametrar. Istället för att manuellt söka och filtrera får teamet en löpande ström av kvalificerade leads.

Automatisk databerikning från flera källor

Varje lead berikas automatiskt med kontaktuppgifter, företagsdata och relevanta signaler. Systemet samlar och konsoliderar information som annars skulle kräva manuellt arbete eller dyra tredjepartstjänster.

Skräddarsydd outreach-automation

Vi byggde ett automatiserat outreach-flöde anpassat efter teamets säljprocess — från första kontakt till uppföljning. Meddelanden personaliseras baserat på berikad data, vilket ger högre svarsfrekvens än generiska mallar.

Drastiskt lägre kostnad jämfört med SaaS-alternativ

Genom att bygga systemet själva istället för att betala för kommersiella plattformar sparar teamet betydande belopp varje månad — utan att kompromissa med funktionalitet. Driftkostnaden är en bråkdel av vad de tidigare betalade.

Byggt exakt efter teamets arbetsflöde

Till skillnad från standardverktyg som kräver att man anpassar sig efter deras logik, är systemet designat runt hur teamet faktiskt arbetar. Inga onödiga funktioner, inga workarounds — bara det som skapar värde.